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Cómo hacer un invoice, con uno ya llenado

Un invoice es una factura: el papel que dice qué trabajo se hizo, cuánto es, cuánto ya se pagó y cómo pagar lo que falta. Aquí va cada parte, en orden, en una factura (invoice) que ya está llenada.

Por TailGateBid. .

Una factura, ya llenada

Ejemplo

Plomería de Ejemplo

Cambio de calentador de agua

  • Calentador de agua de gas de 50 galones, instaladoCant. 1$1,850.00
  • Tanque de expansión y conexionesCant. 1$185.00
  • Retiro del calentador viejoCant. 1$75.00
Subtotal
$2,110.00
Impuesto sobre ventas (7.25%)
$147.54
Total
$2,257.54
Anticipo ya pagado
-$225.75
Saldo pendiente
$2,031.79
El trabajo de ejemplo de la guía del estimado, ya terminado, con precios inventados. Los renglones y el impuesto son los que aprobó el cliente, y suman $2,257.54. Digamos que el cliente pagó el anticipo (depósito) de $225.75 después de aprobar el estimado: se descuenta. Lo que queda, $2,031.79, es el saldo pendiente.

Qué lleva, en orden

  1. Tu negocio, y cómo encontrarteNombre, teléfono y a dónde mandar una pregunta. Quien paga no siempre es la persona que viste en el trabajo.
  2. El cliente y el lugarA nombre de quién va la factura, y la dirección donde se hizo el trabajo.
  3. Un número y una fechaSu propio número y el día en que la mandas, para que cualquiera de los dos la encuentre dentro de un año.
  4. El trabajo, renglón por renglónLos mismos renglones del estimado, con las mismas palabras y en el mismo orden, cada uno con su cantidad y su precio.
  5. El impuesto, en los renglones que lo llevanLa tasa y cuánto da, aparte del subtotal. Es el impuesto sobre ventas (sales tax).
  6. El totalLo que costó todo el trabajo.
  7. Lo que ya se pagóEl anticipo y cualquier otro pago, cada uno con su fecha.
  8. El saldoEl total menos lo que ya se pagó. Es el número que busca tu cliente: que sea el más fácil de encontrar.
  9. Cuándo venceUna fecha, no "pronto".
  10. Cómo pagarA nombre de quién va el cheque, a dónde mandarlo, a qué número llamar. Una o dos líneas.

Nada de esta lista dice qué exige una ley que lleve una factura. Si tu estado o tu oficio tienen reglas propias, esas van primero: pregunta en tu estado.

No damos un número de días "normal" para pagar, porque no tenemos de dónde sacarlo. Escoge el tuyo, y escribe la fecha.

Texto que puedes copiar

  • Cómo pagar

    Favor de hacer su cheque a nombre de Plomería de Ejemplo. Aceptamos efectivo o cheque. Para pagar con tarjeta, llame a la oficina.

  • El mismo, en inglés

    Please make checks payable to Sample Plumbing Co. Cash or check is fine. To pay by card, call the office.

  • Cuándo vence

    El saldo vence en la fecha indicada arriba. Gracias por su preferencia.

  • Cuando ya pagó un anticipo

    Gracias por su anticipo. Ya está descontado del total de arriba.

Una factura no es un recibo

La factura pide el pago. El recibo dice que el pago ya se hizo. Son dos papeles, y un mismo trabajo puede necesitar los dos.

El diccionario de las academias de la lengua los separa igual. La factura es la cuenta que detalla, con su precio, lo que se vendió o el servicio que se hizo, y que se le entrega al cliente para pedirle el pago. El recibo es el papel firmado que dice que se recibió dinero.

Así que manda la factura cuando termines el trabajo. El recibo se da cuando ya tienes el dinero en la mano. También puedes marcar la factura como pagada y mandarla otra vez.

Esta página trata de palabras y de papeles, no de leyes.

¿Invoice o factura?

Es el mismo papel. El Diccionario de anglicismos del español estadounidense, del Instituto Cervantes en Harvard, recoge "invoice" como palabra del español que se habla en Estados Unidos, de uso general en todo el país, y da "factura" como la forma del español general.

En inglés, el diccionario Merriam-Webster da invoice como una lista detallada con el precio y las condiciones de venta, o sea, una cuenta por pagar. Y da receipt, que es el recibo, como un escrito que reconoce que se recibió mercancía o dinero. La misma raya entre los dos.

En esta guía decimos factura.

Los mismos renglones que el estimado

Tu cliente le dijo que sí a una lista. Regrésale esa misma lista, para que ponga un papel junto al otro y vea que nada se movió.

Si el trabajo cambió, di qué cambió en un renglón aparte, con su propio precio. No lo metas en un renglón que ya había aprobado.

En TailGateBid el trabajo extra sale como una orden de cambio (change order), que tu cliente aprueba con un enlace antes de que se haga. Las órdenes de cambio aprobadas se suman a la factura final con su propio nombre.

Si tu cliente lee inglés

Si tu cliente lee inglés, la factura va en inglés. TailGateBid le manda a cada cliente su factura en español o en inglés, según el idioma que le pusiste. Lo que escribes tú sale tal como lo escribiste, así que escríbelo en el idioma de ese cliente.

En TailGateBid

Con un toque en un trabajo terminado, "Crear factura", sale la factura. Empieza con las líneas de la cotización, suma las órdenes de cambio que tu cliente aprobó y descuenta lo que pagó de anticipo.

Cada pago lo registras tú: la cantidad, cómo pagó y la fecha. El enlace de tu cliente muestra la factura, los pagos recibidos, el saldo y tus propias instrucciones bajo "Cómo pagar".

Cómo funcionan las facturas en TailGateBid. Para sacar el anticipo y el impuesto antes de cotizar, está la calculadora de anticipo e impuesto.

Lo que todavía no existe

  • Pagos en línea con tarjeta o por banco. Una factura de TailGateBid no tiene botón de pago: tu cliente te paga como te paga hoy, y tú lo registras.

Fuentes

Relacionado

En TailGateBid, un trabajo terminado se vuelve factura con un toque.

Facturas